Atribut Mahasiswa Terlambat Satu Semester, Beberapa Mahasiswa Masih Terganjal Masalah KTM
LPM OPINI – Sudah lewat hampir satu semester, atribut mahasiswa angkatan 2020 baru dibagikan di bulan April 2021. Keterlambatan ini disebabkan oleh mundurnya proses pencetakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang sebelumnya direncanakan dapat dilakukan pemotretan foto dan pencetakan KTM secara langsung, tetapi harus diubah menjadi daring karena kondisi pandemi. Berdasarkan Surat Pemberitahuan Nomor: 2809/UN7.5.7.2.1/KM/2021, atribut mahasiswa 2020 terdiri dari jas almamater, kaos olahraga, buku catatan dan bolpoin serta KTM dalam bentuk fisik. Namun, meski sudah terhitung molor dari jadwal awal, tidak semua mahasiswa menerima atribut sebagaimana mestinya. Beberapa dari mereka belum menerima KTM dikarenakan KTM milik mereka justru belum berhasil dicetak.
Jonase Emmanuele, mahasiswa Ilmu Pemerintahan 2020 memberikan keterangan bahwa ia mendapat pemberitahuan KTM miliknya belum dicetak ketika mengambil atribut mahasiswa miliknya secara langsung di Kampus FISIP Undip.
“Waktu ambil atribut di loket, hanya dapat atribut nya saja, KTMnya tidak dapat. Kata petugasnya ada 2 kemungkinan KTM Saya belum di cetak, yaitu tidak upload KTM sementara di regonline atau ada masalah dengan pas foto,” kata Jonase.
Sedikit berbeda dengan Jonase, RT. Annisa mahasiswi Ilmu Komunikasi 2020 mengetahui KTM miliknya tidak ada dari temannya yang saat itu mewakilkan Annisa dalam pengambilan atribut. Sebenarnya Annisa sudah memiliki dugaan bahwa KTM miliknya tidak ada. Karena sebelumnya, Annisa belum melakukan upload ulang foto pada laman reg.online yang mana menjadi syarat pencetakan fisik KTM.
“Belum dicetak karena sebelumnya saya cek reg online dan ternyata sudah ada fotonya jadi saya pikir saya tidak perlu mengupload foto kembali, ternyata harus di upload. Ketika ada pemberitahuan untuk meng-upload ulang, saya tidak bisa membuka web reg online,” jawab Annisa.
Menanggapi hal tersebut, Bidang Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa (Advokesma) BEM FISIP Undip turut membantu menjembatani mahasiswa yang mengalami kendala KTM dengan pihak Akademik FISIP. Novadila Ginastyar, Ketua Bidang Advokasi menyebutkan tidak mengetahui secara pasti dari pihak fakultas apa alasan terdapat KTM yang belum dicetak. Namun, kemungkinan alasan KTM belum tercetak tercantum di dalam Surat Edaran Nomor: 12/UN7.P1/PENG/2021 yang berisikan seperti berikut:
- Banyak mahasiswa baru angkatan 2020 yang belum berhasil mengupload foto dan fotonya sulit untuk dikenali serta kualitas dari foto yang kurang bagus jika akan dicetak menjadi KTM. Selain itu banyak file foto yang sulit dikenali oleh sistem, sehingga dalam pencetakan harus melalui proses upload berkali-kali;
- Beberapa file foto sama sekali tidak terbaca oleh sistem (gagal upload) atau file foto yang diunggah tidak memenuhi ketentuan (misalnya: foto full body, background tidak sesuai, atau format tidak .jpg), sehingga tidak dapat dicetak.
Gina juga menyampaikan solusi terkait permasalahan ini sudah ada, yaitu mahasiswa yang terkendala masalah KTM dapat mengurus langsung ke Biro Administrasi Akademik Undip dengan sebelumnya membuat surat keterangan sesuai contoh yang sudah di sebarkan oleh Advokesma BEM FISIP kepada Bidang Advokesma di masing – masing Himpunan Mahasiswa. Dan selanjutnya menghubungi Kasubag Tata Usaha FISIP Undip Dra. Retno Nur Kadarwati B. terkait apa saja yang harus dilakukan selanjutnya dalam mengurus KTM.
LPM OPINI berkesempatan bertanya langsung dengan Ibu Dra. Retno Nur Kadarwati B. terkait berkas yang diperlukan untuk mengurus pencetakan KTM pada Rabu (05/05/2021) kemarin. Kala ditemui di ruang kerjanya, Bu Retno menyampaikan ada 2 berkas yang harus disiapkan oleh mahasiswa yang mengalami kendala KTM untuk dapat melakukan proses cetak ke BAA Undip. Berkas tersebut meliputi Surat Keterangan dan file foto berformat jpg.
Surat keterangan ini digunakan sebagai tanda dan bukti bahwasanya mahasiswa yang bersangkutan memang berasal dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Untuk Surat Keterangan, mahasiswa membuat surat keterangan berdasarkan contoh yang sudah disediakan, dan untuk foto adalah foto. Setelah itu, mengirimkan Surat Keterangan yang sudah terisi dalam bentuk soft file langsung ke nomor Whatsapp Bu Retno, proses pembuatan Surat Keterangan paling cepat 10 menit, dan paling lambat sehari. Tidak ada batasan tanggal mengurus Surat Keterangan.
“Selama mahasiswa ingin mengurus KTMnya, Saya akan selalu mengusahakan untuk membantu. Tidak ada batasan kapan terakhir membuat surat keterangan, semua kembali kepada mahasiswa, kalau mau cepat yang silahkan, kalau mau menunda dulu ya tidak apa apa,” tutup Bu Retno.
Permasalahan KTM yang belum tercetak diatasi secara mandiri oleh mahasiswa dengan mengurus langsung ke BAA Undip. Advokesma BEM FISIP berposisi sebagai jembatan penghubung terkait pembaharuan informasi, agar nantinya informasi yang diberikan oleh pihak fakultas dapat senada dengan informasi yang diterima oleh mahasiswa. Fakultas juga memfasilitasi pembuatan surat keterangan sebagai syarat pengurusan KTM yang belum tercetak agar permasalahan pencetakan KTM ini dapat segera selesai dan semua mahasiswa angkatan 2020 memiliki KTM dalam bentuk fisik.
Penulis : Dikka Prasetyo
Editor : Halima Iradati
Redaktur Pelaksana : Luthfi Maulana
Pemimpin Redaksi : Langgeng Irma
