02/12/2022

Manage Your Project with Kanban Board

LPM OPINI – Ada di antara kalian yang selama masa SMA maupun kuliah ikut terjun dalam mengurus event sekolah, buku angkatan, acara tingkat jurusan, atau tingkat universitas? Nah, hal-hal yang disebut sebelumnya itu termasuk dalam ranah besar project management. Sering kali, bagi kalian yang baru terjun, cukup kebingungan dan keteteran dikarenakan bingung harus mengerjakan apa terlebih dahulu, atau bingung bagaimana caranya supaya semua project bisa tersinkronisasi antara satu departemen dengan departemen lainnya dengan mudah dan efektif.

Di dalam dunia project management, telah terdapat banyak sekali tools maupun project management style yang bisa diaplikasikan. Nah, kali ini, kita akan membahas mengenai salah satu tool yang cukup sederhana, dan dapat kalian gunakan untuk mengurus project kalian agar lebih efektif dan efisien.

Tool ini bernama Kanban Board. Awalnya digunakan dalam industri manufaktur, dengan berjalannya waktu, berbagai jenis industri lain juga ikut mengaplikasikannya di bisnis mereka. Kanban sendiri, berasal dari Bahasa Jepang, berarti sinyal visual atau kartu.

Seperti namanya, Kanban board memiliki sistem yang bersifat sangat visual. Sehingga, memungkinkan komunikasi yang lebih efektif tentang pekerjaan apa yang harus dilakukan, dan deadline dari tugas tersebut baik di internal maupun eksternal departemen.

Kanban Board sendiri memiliki kolom yang dapat dengan mudah dimodifikasi sesuai keperluan. Versi paling simpel, adalah Kanban Board dengan tiga kolom, yang bertuliskan To Do, In Progress, dan Done.

Ada beberapa hal penting yang harus kamu lakukan saat menggunakan Kanban Board;

  1. Visualisasikan flow project

Dalam Kanban Board, ada penekanan untuk kita menyusun terlebih dahulu flow project kita. Flow project di sini maksudnya adalah hal apa dulu yang harus diselesaikan sebelum bisa lanjut ke step berikutnya. Dengan memvisualisasikan hal tersebut, akan lebih mudah bagi kamu sebagai Koordinator Project atau Project Officer untuk menyadari kejanggalan apabila ada step yang terlewat.

  1. Scope project

Dalam satu board pada Kanban Project-mu, pastikan sudah terdapat pembatasan yang jelas, pastikan antara goal yang ingin diselesaikan dan deadline yang akan di set saling mengakomodasi satu sama lain. Selain itu, jangan lupa konfirmasi dengan tim kamu untuk memastikan mereka mampu dan tahu akan scope tersebut.

  1. Always up-to-date

Pastikan kamu atau anggota tim kamu selalu meng-update Kanban Board yang kalian miliki. Flow informasi yang baik, dan memastikan tim kamu tahu apa yang sudah selesai, apa yang menghadapi hambatan, dan informasi-informasi terbaru lainnya dari project yang kalian jalankan sangatlah vital dalam Project Management.

  1. Evaluasi dan feedback

Antara kamu dan anggota tim kamu yang lain haruslah sering melakukan proses evaluasi dan feedback antara satu sama lain terkait pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kalian. Make sure, sebagai team leader, kamu mendengarkan saran ataupun keluhan dari tim kamu! Dengan evaluasi dan feedback yang konstan, akan lebih mudah bagi kamu untuk mendapatkan sistem seperti apa yang cocok bagimu dan juga timmu.

Nah, tunggu apalagi, ayo dicoba. And remember, be consistent!

Mau membaca lebih lanjut mengenai konten menarik lainnya? Yuk, tonton WHITESPACE di Youtube & IG TV lia s. Associates @liasidik!

(Adv).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *