Sekilas Resah Mahasiswa dan Dosen soal Problematika SSO dan Aplikasi SIAP
Tampilan Depan Single Sign On (SSO).
Single Sign On (SSO) adalah sebuah sistem terintegrasi yang menghubungkan civitas akademika UNDIP dengan beberapa sumber daya dan fasilitas IT yang disediakan oleh Universitas Diponegoro. Layanan ini dibuat dengan tujuan terciptanya kemudahan bagi pengguna dalam melakukan aktivitas akademik berbasis IT.
Banyak fitur yang tersedia di website SSO ini, mulai dari jurnal, info beasiswa, info akademik, Kuliah Online (Kulon), jadwal dosen, dan masih banyak lagi. Kulon sendiri menjadi salah satu fitur yang paling sering digunakan oleh mahasiswa, karena menjadi tempat pengumpulan tugas sekaligus mengakses materi kuliah.
Kulon Sering Lemot
Sejauh ini, website SSO sudah berjalan dengan baik. Namun, masih ada beberapa kendala yang dialami oleh para mahasiswa terutama saat ingin mengakses Kulon. Kulon sering kali lemot saat ingin diakses sehingga memakan waktu saat ingin mengumpulkan tugas.
“Kulon itu lama banget loading-nya, entah jaringannya lancar atau enggak, itu pasti dia lama. Kadang kan kita terburu-buru mau ngumpulin tugas, tapi loading-nya di kulon itu lama banget, jadi makan waktu,” ujar Yonna Chantika, mahasiswa semester 2 Ilmu Komunikasi saat diwawancarai OPINI pada Senin (13/03).
Server yang Selalu Down Saat War-IRS
Saat pergantian semester, mahasiswa diharuskan untuk membuat IRS atau di kalangan mahasiswa biasa disebut war-IRS. Tak dapat dipungkiri, kebanyakan mahasiswa selalu mengeluhkan hal yang sama, yakni server yang selalu down saat war-IRS berlangsung.
“Wah, itu parah. Servernya nge-down banget, sekali kita ngeklik harusnya ada tanda hijau nya kan, itu nggak. Kadang kita bener-bener udah klik, tapi nggak ada konfirmasi kalau kita udah klik gitu,” ungkap Yonna.
Keluhan lain juga disampaikan oleh Marta Alya, mahasiswa Ilmu Komunikasi semester 2 Universitas Diponegoro, “Loading-nya lama banget, jadi aku harus reload, terus aku keluar, aku reload, aku keluar gitu. Jadi agak membingungkan,” ungkapnya.
Kulon Tidak Digunakan Oleh Semua Fakultas
Pemanfaatan fitur kulon ternyata belum diterapkan oleh semua fakultas yang ada di Universitas Diponegoro. Beberapa departemen masih menggunakan sistem print-out saat mengumpulkan tugas ataupun melalui Microsoft Teams.
“Di departemenku itu sampai sekarang belum pernah pakai kulon, jadi belum nyoba juga ya. Untuk materi dan pengumpulan tugas itu di Teams,” jawab Rahma Aliefia, mahasiswa Teknik Industri semester 2 Universitas Diponegoro saat dihubungi OPINI via telepon WhatsApp pada Jumat (10/03).
Evaluasi PMB yang Tidak Tersimpan
Sebagai syarat agar bisa mengisi IRS, mahasiswa harus terlebih dahulu mengisi evaluasi terkait kegiatan pembelajaran yang telah berlangsung selama satu semester terakhir. Evaluasi ini dilakukan dengan memberi penilaian terhadap sistem pembelajaran yang diterapkan oleh setiap dosen. Namun, kendala lagi-lagi muncul. Evaluasi yang sudah diisi mahasiswa sering kali tidak tersimpan, sehingga mahasiswa harus mengulangi pengisian evaluasi Proses Belajar Mengajar (PMB).
“Waktu evaluasi PMB itu aku ada kendala, pernah nggak ke-save, jadi nggak bisa IRS-an,” ucap Rahma.
Kulon yang Belum Siap Saat Awal Semester
Tak hanya mahasiswa, beberapa dosen juga sering mengeluhkan Kulon yang belum bisa digunakan saat awal semester kemarin, lebih tepatnya semester genap tahun 2022/2023.
“Biasanya kan kita masuk ke kulon, 1 atau 2 minggu sebelum kuliah berlangsung. Nah, biasanya di situ tersedia fitur mata kuliah di semester tersebut. Lah ini nggak ada, sampai saya lapor ke kaprodi, lalu kaprodi akan menyampaikan ke LP2MP, tapi saya belum dapet tanggapannya. Kemudian saya juga lapor ke wadek 1 saat minggu pertama kuliah, tapi juga belum dapat tanggapan,” ujar Sunarto, dosen jurusan Ilmu Komunikasi saat diwawancarai OPINI pada Selasa (14/03).
Setelah ditelusuri, ternyata penyebabnya adalah adanya informasi yang tidak tersampaikan dengan baik, yakni adanya perubahan sistem yang mengintegrasikan kulon dengan SSO.
“Sampai kemudian saya menghubungi Mas Aris yang dulu pernah memberikan pelatihan tentang kulon. Ternyata, semester ini kulon sudah diintegrasikan dengan SIAP. Nah, yang jadi soal adalah informasi terkait perubahan ini nggak dikasih tau. Kita ga tahu, kalau saya tidak ada inisiatif untuk menghubungi Mas Aris, saya nggak akan tahu. Sejak itu, langsung saya siapkan semua dan sekarang Kulonnya sudah berfungsi,” pungkasnya.
Pengguna iOS Sering Alami Kesulitan Saat Absensi
Aplikasi SIAP yang tidak tersedia di App Store mengharuskan pengguna iOS untuk mengakses website setiap kali ingin melakukan absensi. Cara ini tentu kurang efektif, belum lagi dibutuhkan waktu loading yang lama.
“Kalau kita tuh harus buka web, dan itu nunggunya lama banget. Kalau android dari jauh sudah bisa nge-scan, kalau iOS kita harus mendekat ke QR code nya,” ujar Yonna.
Hal yang serupa juga dikeluhkan oleh Marta Alya, mahasiswa semester 2 Ilmu Komunikasi, mengenai kesulitan yang dialami pengguna iOS saat melakukan absensi yang harus melalui website.
“Temen-temen yang pakai iOS tuh agak susah kalau misal mau absen, harus ke website dulu. Padahal itu kan kebutuhan sehari-hari yang selalu kita pakai buat scan QR. Itu notabene agak lebih lama.”
Karena kendala-kendala tersebut, mahasiswa menginginkan agar SIAP versi iOS segera diluncurkan. Mereka berharap agar semua mahasiswa dapat merasakan kemudahan dalam melakukan kegiatan akademik sehari-hari yang ditawarkan oleh aplikasi SIAP.
Tanggapan Pegawai IT Undip
Menanggapi Kulon yang seringkali lemot, Alaik Taufix selaku Supervisor Unit Teknologi Informasi dan Perangkat Lunak menyebutkan beberapa faktor penyebabnya.
“Kalau Kulon itu yang memegang LP2MP, kita membantu integrasinya. Kalau lama itu dikarenakan banyak faktor, dari infrastruktur juga bisa. Koneksi nya itu lancar apa engga, mungkin juga perangkat dari user-nya,” ujar Alaik saat ditemui OPINI pada Rabu (08/03).
Selanjutnya, beliau menerangkan server yang sering down saat war-IRS karena sempat ada kendala di sistem Cloud.
“Faktor banyak yang mengakses itu terasa pada IRS dan PMB juga. Walaupun kita sudah pakai beberapa PM (Project Manager) ternyata ketika diakses banyak orang itu masih ada kendala down. Kemarin sempat ada load berat di sistemnya. Ternyata ada kendala di Cloud nya sigma Telkom yang mati, ada dua server. Ketika dihidupkan, terus kita running lagi, itu sudah stabil lagi,” ujarnya.
Alaik juga mengkonfirmasi adanya sistem integrasi kulon di awal semester yang mengharuskan dosen untuk melakukan “eksekusi” sendiri saat ingin mengakses kulon.
“Ketika setting perkuliahan di SIAP itu sudah fix, dosen harus eksekusi untuk integrasi ke kulon. Jadi dosennya masuk ke SIAP untuk integrasi,” ujarnya.
Namun sayangnya, informasi ini tidak tersampaikan dengan baik sehingga terjadi misunderstanding yang menyebabkan beberapa dosen belum bisa menggunakan kulon untuk perkuliahan.
Selanjutnya beliau memberi penjelasan mengapa sampai sekarang belum tersedia aplikasi SIAP untuk para pengguna IOS.
“Belum ada perintah dari akademik untuk membuat versi IOS. Kalau akademik menghendaki, ya segera kita fasilitasi. Itu pun kalau ada permintaan urgent. Sekarang kan ada SOP juga, jadi produk owner (akademik) mengusulkan apa yang dibutuhkan, IT memfasilitasi,” terangnya saat diwawancarai OPINI pada Rabu (08/03).
Ia menyatakan bahwa bidang IT hanya berperan sebagai fasilitator yang mengikuti perintah dari bidang akademik sebagai produk owner. Pihak IT tidak dapat begitu saja melakukan inovasi terkait sistem tanpa adanya perintah.
Penulis: Siti Aisyah
Editor: Dinda Khansa
Redaktur Pelaksana: Gisella Previan Laoh
