SIAP : Ekspetasi vs Realita
Mengenal SSO
SSO (Single Sign On) merupakan sebuah sistem akademik terintegrasi yang dilaksanakan secara universal dan menyeluruh pada awal semester genap tahun 2020 sebagai sarana untuk menghubungkan seluruh sivitas akademika Universitas Diponegoro,
Sistem ini dibuat dengan tujuan terciptanya kemudahan bagi pengguna dalam mengakses sumber daya dan fasilitas IT yang tersedia. SSO juga digunakan untuk mempermudah dan membantu urusan administrasi mahasiswa terkait surat-menyurat hingga KRS (Kartu Rencana Studi), IRS (Isian Rencana Studi), dan KHS (Kartu Hasil Studi). Sebelum diprioritaskan untuk seluruh mahasiswa Universitas Diponegoro, SSO hanya digunakan dan diakses oleh mahasiswa baru angkatan 2019 saja.
Adapun beberapa fasilitas yang akan didapatkan para mahasiswa dalam SSO ini adalah OneDrive 1TB, Office 365, Connect WiFi Undip Connect dan Eduroam, Email Official Undip (@students.undip.ac.id) Akses Web Eduroam (https://eduroam.id), dan Microsoft Teams. Tidak hanya sampai disitu, beberapa aplikasi dan layanan pun disediakan disana seperti SIAP (Sistem Informasi Akademik, Penelitian, dan Pembangunan), Kuliah Online, dan Program Kreatifitas Mahasiswa). Tergabungnya beberapa layanan tersebut ke dalam SSO mampu memudahkan mahasiswa dalam melakukan kegiatan akademik.
SIAP adalah layanan yang paling sering digunakan oleh mahasiswa, karena disana mereka biasa untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan perkuliahan seperti absen, membuat jadwal dan merencanakan mata kuliah untuk 1 (satu) semester (IRS) hingga melihat kartu hasil studi semester (KHS) sebelumnya. Meskipun data didalamnya belum sepenuhnya rampung, SIAP telah mampu menggantikan kegiatan pengisian IRS yang awalnya ditentukan oleh kebijakan masing-masing akademik pada tingkat fakultas.
Sistem Menjadi Terpusat
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik salah satunya, pengisian IRS pada tahun sebelumnya diatur oleh fakultas melalui SIMAWEB. Adapun alasan universitas mengubah kebijakan ini yaitu karena keterintegrasian kebijakan dan kepentingan yang dirasa kurang sejalan antara fakultas dan pusat (universitas). Salah satu cara untuk mengintegrasi kebijakan dan kepentingan antara fakultas dan pusat adalah dengan melakukan migrasi data mahasiswa/i yang masih aktif statusnya. Menurut Pak Mukhammad Ridwan selaku operator fakultas bagian akademik, selain mengintegrasikan kepentingan bersama, migrasi data yang dilakukan secara keseluruhan juga diharapkan dapat menjadi jalan keluar yang solutif dalam memudahkan peran orang tua untuk mengakses serta mengontrol gerak aktivitas akademik anaknya.
Ekspetasi Mahasiswa/i
Namun, bukannya menghasilkan harmonisasi yang selaras, perubahan koordinasi dan kebijakan rupanya malah menciptakan beberapa kendala yang sama dan belum menjadi solusi yang memuaskan bagi mahasiswa/i Universitas Diponegoro, terutama mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Menurut survei Public Hearing yang dilakukan setiap tahunnya oleh Senat Mahasiswa FISIP Undip tahun 2019, survei yang diikuti oleh 350 responden ini sebagian besar mengakui bahwa kegiatan “Simawar” belum berjalan dengan baik, yakni sebanyak 114 responden dengan persentase 32,6% mengatakan kurang baik dan sebanyak 206 responden dengan persentase 58,9% mengatakan tidak baik. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya kepastian waktu yang diinformasikan kepada mahasiswa dan server yang setiap semesternya berlangganan error saat diakses . Penyebab utama masalah ini terjadi disebabkan oleh aktivitas mahasiswa/i yang terlalu banyak mengakses server tersebut dalam waktu yang bersamaan. Penyebab lainnya yang juga berkontribusi adalah kurangnya koordinasi intensif antara pusat dan fakultas dalam membuat sistem dan kebijakan terkait.
Realitas berujung Keluhan
Miskoordinasi ini menjadi kendala utama yang menyebabkan kebijakan antara fakultas dan universitas tidak terhubung dengan baik. Komisi 1 bidang Kesejahteraan Mahasiswa Senat Mahasiswa FISIP Undip yang mengatakan bahwa memang problematika ini telah menjadi keluhan dari tahun ke tahun oleh teman-teman mahasiswa/i yang tidak kunjung mendapatkan solusi. Aspirasi mahasiswa/i yang belum bisa tersampaikan dengan baik menimbulkan terjadinya kesenjangan informasi antara mahasiswa/i dengan akademik FISIP Undip sehingga apa yang diinginkan oleh mahasiswa/i belum tentu tersampaikan secara menyeluruh kepada pihak akademik. Bahkan saat Senat Mahasiswa diberi pertanyaan mengapa terjadi demikian, mereka sendiri belum bisa memberikan jawaban yang lugas dan final.
“Ya itu memang sudah menjadi keluhan dari tahun ke tahun. Kami sendiri tidak tahu mengapa keluhan dan keinginan dari teman-teman mahasiswa yang sudah kami kumpulkan dan kami sampaikan tidak kunjung mendapatkan solusi untuk mengatasi masalah yang ada, mungkin bisa ditanyakan langsung kepada pihak akademik.” ujar Septian Maulana Akbar, Ketua Komisi 1 Senat Mahasiswa FISIP Undip.
Pihak dari fakultas sendiri hanya bisa melaksanakan prosedur yang telah dibuat oleh dekanat tanpa mampu mengubah sistem kebijakan yang ada. Mereka mengklaim bahwa hanya operator yang berusaha mengupayakan agar semua sistem dan kebijakan yang telah dibuat berjalan semaksimal dan sekondusif mungkin.
“Kita sebagai operator, apapun keluhan yang diterima terkait SIAP itu ya kita hanya menyampaikan ke universitas” ujar Pak Mukhammad Ridwan dalam wawancara yang dilaksanakan pada 8 Maret 2020.
Setelah melihat dan membaca situasi yang disebabkan oleh kendala yang ada, sinkronisasi kebijakan antara pusat dan fakultas rasanya sangat dibutuhkan segera dalam mengatasi permasalahan yang ada guna meminimalisir dan mencegah terjadinya problema-problema yang sama setiap tahunnya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Diponegoro.
“Untuk saat ini, kegiatan pengisian IRS itu dibawah kendali pusat (universitas) sehingga kita hanya melaksanakan apa yang memang sudah menjadi instruksi dan kebijakan universitas untuk seluruh fakultas tanpa terkecuali,” ujar Drs. Muchlas selaku Ketua Bagian Akademik FISIP Undip.
Koordinasi Belum Jelas
Belum ada kebijakan yang lebih lanjut dalam mengatur pembagian waktu terkait pemilihan dan pengisian IRS. Ketika diberi pertanyaan mengenai apa yang bisa menjadi solusi atas permasalahan yang dikeluhkan mahasiswa sehingga dapat membuat keinginan mereka terwujud, pihak akademik hanya bisa memberikan jawaban seperti berikut : “Untuk mengatasi error tersebut, harus ada koordinasi terlebih dahulu dengan universitas, fakultas tidak serta-merta bisa menentukan begitu saja karena yang mengelola semuanya adalah universitas. Kami berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Namun, semuanya kembali lagi kepada universitas. “ tutur Drs. Muchlas ketika ditemui saat wawancara tanggal 10 Maret 2020
Instruksi universitas dalam rangka penonaktifan total penggunaan aplikasi SIMAWEB amat disayangkan khususnya bagi angkatan diatas tahun 2019. Aplikasi ini hanya bisa diakses dalam hal menindaklanjuti keperluan khusus tertentu seperti transkrip nilai dan pendataan wisuda, yang mana masih mengalami gangguan teknis dalam pelaksanaannya di aplikasi SIAP. Bukan hanya mengalami gangguan teknis, mencari dan memperoleh informasi lewat SIAP pun dinilai jauh lebih sulit karena tidak langsung mendapakan jawabannya. Menurut salah satu narasumber kami yakni Mas Septian Maulana Akbar, hal itu disebabkan karena aplikasi SIMAWEB diatur secara langsung oleh fakultas sehingga mampu memberikan jawaban yang lebih memuaskan dan menjawab ketimbang SIAP yang diatur secara terpusat ke universitas yang mana tingkat kecepatan renponsifnya sendiri pun masih diragukan. Hal ini ditandai dengan adanya masalah yang muncul saat pengisian IRS namun solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut tak kunjung diberikan.
Lalu, apakah keinginan mahasiswa hanya akan terus menjadi ekspetasi?
Oleh: Rugayah, Rosella Veltin
Editor: Dian Rahma Fika Alnina
